【統合文書管理システムにおける所在管理】
統合文書管理システムでは、１件の起案ごとにフォルダが作製されシステム内のデータベースに追加されます。この１案件ごとの書誌データの付帯情報として保存場所の管理を行っています。 従って、探したい保存文書が、「何処の書庫の・・」、「何階の・・」、「何番の書架の・・」、『何段目の棚に・・』と言った管理は可能です。
一方、引継ぎ文書の格納シミュレーションに等において、「○○課に割り振られた△△番から△△番までの書架の状況は？」となると、判るのは「○○課の書架の収納率は××％です」という統計値だけで、残念ながら実際の書庫の状況が判りません！
静岡市では自庁向けに作り込んだ「保存文書管理システム」を既に継続使用している関係から所在管理はそちらで行っており、統合文書管理システムではどこの文書庫に保管されているのかだけを管理しています。
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