「統合文書管理システム」の選定は、プロポーザル方式を採用しました。
 選定に先立ちシステム要件を盛り込んだ仕様書を作り、この仕様に基づき各社からの提案を受け付けました。
１０社以上から提出された提案を吟味し最終審査に残った３社の中から採用システムを決定しました。
採用方式はリース採用とし、リース期間は５年間です。
( 採用システム：日本電気株式会社 「統合文書管理システム」 )
【選定における留意点】
- 「システムに依存する ＝ システムに事務を合わせる」
言い方を換えれば“極力余分なカスタマイズは行わず既存のパッケージを原則活用する”ことに重きを置いたわけです。
結果、カスタマイズに要した費用を低く押さえることができました。 システムに慣れるまでの職員負担は若干増加しましたが、全職員の協力のもと思ったより早く軌道に乗ったと思っています。 また、この方針を貫いたことは、合併による文書管理システムの不整合を統一する上で、新しい文書管理の規範（＝ルール）としても役立ちました。
当初の導入は「必要最低限のものに抑える」
現在の統合文書管理システムは、どのメーカーの製品も幾つかのサブシステムで
構成されています。これらのサブシステムはいつでも必要なときに追加できる仕組みが採られているため、当初導入したシステムの定着をみてから次のサブシステムの検討に入っても充分間に合います。
リースでの採用なら少なくても５年後には見直せる機会があるからです。
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