静岡市ではこのシステム開発以前にも、簡単な文書管理ソフトを使っていましたが、いまひとつ実務にそぐわず悩んでいました。
そこで「保存文書管理システム」の開発に当たっては、実務を睨み、ひとつひとつの業務をつぶさに検証した上で多くの要望を開発元へ投げかけました。その要望をもとに両者のスタッフで充分な検討を経過して出来上がったのがＡCCESS版「保存文書庫目録検索システム」です。 （ システム開発：株式会社 工業複写センター ）
 しかし、せっかく整理された文書庫も、出し入れする文書をきちんと管理できなければ以前の状態に戻ってしまうのは時間の問題で、構築した「保存文書管理システム」も意味の無いものとなってしまいます。
そこで文書庫の管理支援機能として、「引継処理」及び「廃棄処理」を組み込み、次いで維持管理に必要となる「貸出・返却処理」、「各種統計処理」を順次付加して現在に至っています。
本年度からは、このＡCCESS版「保存文書庫目録検索システム」に「文書庫の移動シミュレーション機能」などを組み込んだクライアントサーバー型パッケージソフトが保存文書管理支援システム『文継』 として開発元より供給され始めたこともあり、これを購入して３区役所で使い始めました。
| （編集部 注釈：開発元に確認） |
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「文書庫の移動シミュレーション管理」機能とは |
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「引継ぎ」及び「廃棄」処理における、書庫全体の文書の移動をシミュレーションすることにより、最も効率的な文書配置を決定しかつ図式化する機能です。
従来は書庫の図面を引いてあれこれと思案しながら行っていた配置計画を画面上で簡単に行うことができます。 |
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ＡCCESS版「保存文書庫目録検索システム」ソフトのWeb化について |
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ＡCCESS版「保存文書庫目録検索システム」はスタンドアロン版での仕様でした。
この機能を全て継承しWeb化（＝クライアントサーバー型）したものがWeb版保存文書管理支援システム「文継」です。
このWeb化は、各課での「文継」使用を可能とし、合併等で広域化・増大化した自治体の文書管理事務の効率化を実現します。 |
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以前は、書庫ごとに異なるやり方でしたが、データを「文継」に移植し同一システムを
採用することにより情報の一元化が図れ、情報公開もより円滑に進むようになりました。
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