最新の文書管理を情報発信する文書管理通信

2024年
12月

掲載記事

文書管理通信について

○トップ＞特集記事＞ 2-1.３）システム化のための具体的施策と経過

２．文書管理事務のコンピュータ化の試み

２-１．保存文書管理システムの開発

３）システム化のための具体的施策と経過

システム化に当たってデータ整備を行うため、平成１３・１４年度の２ヶ年に分け、国からの緊急地域雇用対策交付金を活用し、本庁地下書庫から公文書館、外部文書庫へと順次取り組みました。

【保存文書庫】
システム化に当たり最初に実施したのが、保存文書庫の整理と現況調査・目録作りです。この調査により管理状況の実態が浮き彫りにされ、解決しなければならない課題も明確になりました。
【静岡市公文書館】
『公文書館』には２万数千冊の資料が保管されていました。
これら資料の内、明治以来の合併時引継ぎ文書をはじめとした歴史的価値のある公文書約１５,０００冊については次なる対策を講じました。
a) １５,０００冊全てに原本保存のための劣化対策を施しました。
b) 参照頻度の高い資料についてはマイクロフィルムに撮影し閲覧用として活用しており、撮影は現時点で約７割（約１０,０００簿冊）が完了しています。
【目録検索システム】
書庫の現状調査資料を精査のうえ、目録情報のパンチを行ない、システムの基データとし各々の書庫別にＡCCESS版での「保存文書庫目録検索システム」が構築され一応の体制が整いました。

【公文書館の概要】
目　　　的	：	「市の保有する歴史的資料として貴重な永久保存文書、マイロフィルム原本の損傷、散逸、老朽化の防止を図り適切な文書管理を行う」
施　　　設	：	２４時間の空調管理
セキュリティ	：	防犯、防火、耐震
業務処理	：	外部業者によるアウトソーシング
業務内容	：	歴史的資料の劣化対策、保存処理、マイクロフィルム撮影、複製フィルム撮影、検索用データベースの作成

上記１．から３．にいたる作業も大変大掛かりなものでしたが、詳細のご報告は省略させていただき、公文書館での取り組みフローだけ示させていただきます。