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システム化の目的は一言で言えば『事務処理の効率化』です。
そこで目標として、『静岡市のすべての保存文書、歴史的文書の情報や所在が瞬時に検策可能となり、データベースの一元管理や情報公開への対応を可能とすること』とし、具体的に次の４項目を掲げました。
- 保存文書の検索・探し出しの効率化
- 引継ぎ事務の効率化
- 書庫内文書格納状況把握の簡便化
- 廃棄事務の効率化
なかでも「引継ぎ作業の簡便化」はぜひとも解決したい課題でした。
総務課には毎年各課から約１５,０００冊程の簿冊が引継がれます。
この引継ぎデータ登録作業は、従前は各課から紙でもらい後から総務課で入力していたためかなりの時間を要していました。これを原課で所定の電子フォーマット(Excel)に入力したデータをもらいシステムのデータベースに一括登録させることで、文書管理担当職員の事務負担を軽減する効果を期待したわけです。
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