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「文継」の基礎となったＡccess版「保存文書管理システム」の開発に当っては、静岡市様からは自治体に於ける文書管理の課題ならびに実現性の可否を問わず「～できたら良いな！」を数多く掲げていただきました。
＜例えば・・・＞
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簿冊１冊づつの厚さデータを取り込み、書架の幅からこの書架には何センチの簿冊があと何冊収納可能かの書架収納自動計算機能 |
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背中あわせの書架2台を「通し」で使った大きな保存箱がありますが、この管理ができ、かつ背中合わせの書架の両サイドから検索可能なこと等、特殊ファイル形状の全てに対応できること。 |
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「引継ぎ処理」や「廃棄処理」でシステムのデータを書き換える「本処理」に至るまでに行う原課との何度かのやり取り（＝確認）ができる「仮処理」を組み込むこと。 |
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保存文書庫の図式化
等々、の課題を頂戴いたしました。また課題解決に当っては多くのお知恵を拝借しましたこと、深く感謝しております。 |
お陰を持ちまして、パッケージソフトとしてリリースすることができました保存文書管理支援システム「文継」には、静岡市様との共同開発で得られたこれらの“文書管理ノウハウ”が、ぎっしり詰め込まれています。
十人十色、１０の自治体が在れば10種類の様式があると言われる「保存文書管理」ですが、そこに特化した小回りが効くソフトだからこそ成し得たものと自負しております。
このレポートをお読みいただきました読者の皆様、貴自治体の文書管理における“難題”をぜひとも私どもへぶつけてみてください！
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