| ２．文書管理事務のコンピュータ化の試み |
| ２-２．統合文書管理システムの導入 |
| ４） 統合文書管理システムの適用範囲 |
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３ヶ月間の試用期間の後、平成１６年度当初より本格稼動しました。 |
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- 【利用範囲】
この統合文書管理システムでは、１６年度のスタート以降に新規に発生した案件だけを取り扱い、それ以前の保存文書については管理していません。
【他の基幹システムとの連携】
財務会計システムなど他のシステムとの連携については、将来を見越してプロポーザル用の仕様書に盛り込みましたが、現在は他のシステムとの連携はせず統合文書管理システム単独で稼動しています。
- 【稼動システム】
幾つかのサブシステムによって構成される「統合文書管理システム」にあって、現在採用しているのは「起案・保管システム」と「保管管理システム」の２つです。
＜ 静岡市の統合文書管理システム利用状況 ＞ Ｈ１８．１２現在 |
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「電子決裁システム」の導入については将来的には当然視野に入れてはおり、今回の導入に当っても相当議論を重ねましたが当初からの採用は見送りました。
先にも申し述べましたように静岡市では文書管理の原本は「紙」です。
したがって「決裁」ならびに「供覧」については、電子文書も含め全ての案件で、まず統合文書管理システムで、鑑文書を作成したうえでこれを紙出力し処理に充てています。決裁にあたって付属文書を含めた全ての文書が電子文書化されていれば問題ないのですが、それを日常業務の中でこなすには労力と費用が嵩みすぎます。
また、電子決裁システムの導入にあたっては決裁に伴う支払い行為等との関連性を、運用面からも充分検証する必要があると考えています。
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