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今後の文書管理上での取り組みたいと考えていることについて、御回答者の個人的な見解で結構ですので、次に挙げる項目の中から、より重要視している項目を最高３つを限度として選択してください。
□ 情報公開請求へのより良い対応
□ 紙の文書管理方法の整備
□ 紙文書量の削減（不要文書の廃棄。紙からマイクロフィルム、電子媒体への変換）
□ 個人情報保護への対策
□ 歴史的に価値のある資料の選別、保存対策、人材（アーキビストなど）確保
□ 電子的文書管理システムの構築もしくは整備
□ その他（ ） |
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「⑦その他」 |
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電子決裁システムの導入。（２件） |
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ファイリングシステムの導入（一部導入しているが全庁舎的に）。 |
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電子文書の長期保存方法の構築。 |
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書庫の確保と管理ルールの徹底。 |
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文書管理システムの利用の徹底。 |
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１００団体を超えた回答数のあったのは、①（情報公開請求へのより良い対応）、②（紙の文書管理方法の整備）、③（紙文書量の削減）、⑥（電子的文書管理システムの構築もしくは整備）でした。
３つまでと制限をかけて複数回答していただきましたが、結果としては回答者である文書管理主管課職員の多くの意識はこの４つの課題に向いていることが示されました。④（個人情報保護への対策）、⑤（歴史的に価値のある資料の選別、保存対策、人材確保）の回答数が６３、５３にとどまったのは、選択数が３つまでという制限から、上の①～③と⑥に選択が集中してしまった結果であって、その選択数の差が直ちに④、⑤の重要度への認識の差であるとは言えないと思います。
また、④（個人情報保護への対策）は、①（情報公開請求へのより良い対応）などにも含まれていると考えられ、あえて選択しなかった可能性も考えられます。
⑤（歴史的に価値のある資料の選別、保存対策、人材確保）に関しては、現実の文書管理実務の中で、特に有期限保存文書の中から歴史的保存文書の選別を行うといった技術的な困難さを考えてしまい、結果重要視しないというのではないが、選択はしなかったという方もいて、結果選択数が減った可能性も考えられます。
回答数が最も多かったのは③（紙文書量の削減）でしたが、合併によって劇的に膨れ上がった保存文書量を前にして、また限られた予算の中で、さあどうしようかと腕組みして考え込まれている職員の方の姿が目に浮かびます。
紙文書量の削減のための対策は、バンキングサービス（外部の民間倉庫への有償委託）やマイクロフィルム化、磁気画像への媒体変換など、お金をかければいくつもあるのですが、結果的には予算的に実施は困難で、結果として合併で空いた旧団体の建物や、少子化によって統廃合された小学校などの空き教室スペースを暫定的に保存場所に充てる方法で凌いでいる事例も多く、小誌の取材で訪問したいくつかの団体でもうかがっています。
その他に選択数の多かった、②（紙の文書管理方法の整備）（＝ファイリングシステムの構築と整備）、⑥（電子的文書管理システムの構築もしくは整備）の２つの課題と併せて、今後、紙の保存文書量の削減や保管スペースの問題は解決されなければならないであろうと思われます。 |
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