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合併に伴い、それまで旧団体で管理されていた文書の内、保存年限の満了した文書以外に廃棄された文書はありますか。当てはまるもの１つをお選びください。
□ ある
□ ない |
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「その他」 |
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| （分析はＱ８−２にまとめて記載） |
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[Ｑ８で「ある」と回答した方のみ]
廃棄に到った理由、経緯について□内にご記入ください。 |
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「廃棄に到った理由、経緯」
（注：記載して頂いた内容が以下の複数の回答に跨る場合はそれぞれ１件として集計） |
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合併（各課の移動等）に伴い、重複文書（不要文書）の廃棄をおこなった。（１４件） |
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| ⇒その内容としては… |
国、県等からの通知文書等で重複するもの。官報、県公報等。重要度の低い書籍、使わなくなった書籍。 |
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保存年限の見直し等により廃棄。（６件） |
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適切に分類整理が行われていない書類が多数あり、再整理後、保存期限を再確認した。 |
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保存文書を再精査し、見直しを行ったため。 |
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書類の整理、書庫の確保を兼ねて、全書類を当時の担当職員立会いのもと、不要文書と思われるものは廃棄した。 |
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書庫が手狭なため、保存年限を有する文書及び重要書類を除き、不必要な文書を廃棄した。 |
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異動により誤って廃棄。 |
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その他（２件） |
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まだリスト等の整備がととのっていない時期の文書等については、主管課で判断して保存、廃棄を決定した可能性があるため（Ｑ８で「その他」不明とご回答） |
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合併により、事務分掌の改編がなされ、課単位での執務区域の移動などが行なわれるケースも多かったこと思われますが、Ｑ８及びＱ８−２の回答からは、合併に伴って廃棄を行った約１割の団体でも、廃棄は重複文書など明らかに不要な文書に限定されて行われている状況が明らかです。
昭和の大合併時に、本来歴史的に有用な文書を含む公文書が大量に廃棄された事実は良く知られていることですが、今回の合併では事前に総務省や都道府県からこのことに関して注意が出ていたこと、また昭和の大合併当時の公文書保存に関する職員一般の意識が、現在では大きく変わっていることが、安易な公文書廃棄を抑止した大きな力となったものと推測されます。
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昭和の大合併当時には、公文書を役所内の事務利用するためにのみ作成し、また将来の役所の事務に有益である記録として保存するといった内向きの観点が一般的であったのに対して、現在の市区町村職員においては、従前の保存目的と併せて、公文書は元来住民、国民の資産であり、情報公開請求を前提とした国民、住民の目で情報要否を判断しなければならないとする意識と、また遠い将来に、現在の公文書が国民の歴史的史料となり得る可能性があるとする意識が浸透し、この観点から公文書の保存と廃棄を考えることが常識化しつつあるものと考えられる。 |
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