| 「Ｂ．新団体の本庁が管轄する書庫へ一部の文書を移管し、その他は従前のまま保存」のときの「移管された基準」 |
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各担当課の判断による。（１１件） |
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（業務が本庁に統合された部署において）参照頻度の高い文書について移管。（６件） |
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新団体における事務分掌に合わせて（課の移動等に伴い）移管。（３７件） |
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過去３年分の文書を移管し、それ以前の文書については必要に応じて移管。（２件） |
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永年保存文書等の重要文書、取り急ぎ必要な文書は移管。 |
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本庁が管轄する書庫が手狭なため、一部従前のまま保存。 |
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特に基準なし（２件） |
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その他 （４件） |
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記載なし （２２件） |
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| 「Ｄ．その他」 |
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新団体が管轄する書庫への移管作業中。 |
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スペースに余裕のある支所へ一部の文書を移管。（２件） |
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| ※１ |
当質問では、現年度文書ではなく、既に完結し保存年限が起算されている保存文書で、そのうち１年保存の文書を除いた、３年、５年、１０年、永年といったような保存年限を有する文書について対象としていましたが（アンケートの実施要領に説明文記載）、選択式回答欄のＢ（一部移管）またはＤ（その他）を選択された団体の「移管された文書の基準」またはＤ（その他）の内容を集計、分析した結果、そのうち２２件分については、保存文書ではなく現用（常用）文書や前年度文書の移動のみがなされていたものと判断し、Ｃ（従前のまま）の回答として集計致しました。 |
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当質問文および選択式回答欄から、「保存文書を本庁の書庫へ物理的に移動した」という場合と「物理的な文書の移動はないが、保存文書の管理が本庁に移った」という場合の２パターンの回答が１つの選択式回答欄から導き出せてしまうという設問時の注釈ミスがあることがわかりました。今回頂いた回答を分析すると、その多くは前者の物理的な移動の有無についてお答え頂いているものと推測されます。また設問上、本庁方式や分庁方式、総合支所方式といった合併方式への配慮が十分でなかったため、回答に混乱を来たしたこと、お詫び申し上げます。 |
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本庁舎方式…１つの庁舎に旧市町村の行政機構・組織を集約し、残りの庁舎は窓口的な機能を持たせ、支所又は出張所とする方式。 |
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分庁舎方式…各庁舎に行政機能を各部門ごとに振り分ける方式。 |
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総合支所方式…管理部門や事務局部門を除き、各庁舎に合併以前の行政機能をそのまま残す方式。
（その他、これら方式を併用するケースもある。） |
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Ａの「新団体の本庁が管轄する書庫（文書館、図書館、公民館など含む）へ全て移管」が６％（１４団体）あり、これらの団体が合併までの短期間の間にどのように保存文書の移動等を行ったかは気になるところですが、それ以外の多くの団体では、従前のまま旧団体に保存文書が残置されていることがわかります。Ｂの回答のように、保存文書の一部は必要に応じて移動させているケースもありますが、※１でも述べたように、おそらくＢと回答した８６団体の中には活用頻度の高い現用文書のみが移動されたケースがこれ（※１での２２件）以外にも存在するものと思われ、実際には保存文書が従前のまま旧団体に保存されているケースが、大半を占めるのではないかとも考えられます。
そもそもＡの回答のように全ての保存文書を移動させることは、保存スペースの点で物理的に不可能である団体がほとんどであると思われ、また時間的な制約もある中では、安全性を考えるとＣの回答のように従前のまま保存しておくことが適当であったのかもしれません。
また、もともと旧団体において、各課から文書管理主管課へ現用期間を過ぎた文書の引継ぎを行っていた（集中管理）団体ばかりではなく、各課で保存文書の管理まで行っていた（分散管理）団体も多くあるものと思われます。合併構成団体の中にこのような団体が含まれていたとすれば、なおさら合併時の時間的制約の中で、新たに「引継ぎ」を実施し本庁にて保存文書を一括して集中管理することは困難な状況になっていたのではないかと推測されます。 |
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