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文書管理における統合作業として次に挙げる項目について、ルール、手順の統一化（統合）及びこのルール、手順を実際に文書管理事務に適用（実施）されたかを教えてください。
（仮に合併前の構成団体全てが下のいずれかの項目において、同じルール、手順を適用していた場合であっても、合併時に１つの団体としてのルールに定められるのであって、このケースでは下表のルール、手順の統合、実施行の２つの欄にチェックマークが入れられることとなります。） |
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（「ルール、手順の統合(*a)」のみにチェックされた場合は、上の表では「ルール、手順の統合のみ(*A)」として集計し、合わせて「決定ルール、手順の実施行(*b)」の２つともにチェック、もしくは「決定ルール、手順の実施行」のみにチェックされた場合は、「決定ルール、手順の実施行まで(*B)」として集計してあります。
上の表でいう「ルール、手順の統合のみ」とは、ルール、手順について取り決めたのみというケースです。「決定ルール、手順の実施行まで」とは、その取り決めたルールに沿って実際に行われている場合のケースとなります。） |
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「⑨その他」 |
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旧町の文書検索における目録などの整備（両方ともチェックなし） |
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| 「わからない」というご回答が１団体ありました。 |
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本質問の「⑥保存文書の管理場所」の統合とは、合併前までそれぞれの旧庁舎内で設けられていた書庫などの保存場所を、合併後に文書を移動させ保存場所を一つにすることを指しているわけではなく、合併後にどこの場所で保存文書を管理するかについてのルールを新団体として検討し、旧団体分も含めて、同じルールで統合することをいいます。よって、結果的には保存文書の管理場所が合併前と特に変わりない状態であっても、新団体としてのルールが一つに統合され、その状態を成していれば実施行されたものと判断します。
設問の中の用語、表現の定義等、説明が不十分であったことを深くお詫び申し上げます。 |
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①～⑧の各項目のうち、「③．文書保管容器、什器の規格、使用方法」と「⑥．保存文書の管理場所」を除く項目への回答が高くなりました。
各項目は、③と「④．文書の分類方法」を除き、自治体の制定する文書管理規程及び情報公開条例等のなかで決まりが設けられているケースが多いため、合併に伴い例規の調整を行うなかで統合が図られていったものと思われます。
設問上の不備により、⑥の回答数が低くなっていますが、本来、③を除く他の項目の結果と同じくより高い傾向にあったものと推測します。
特に③が他と較べ低い回答数となっているのは、文書管理規程（類）のなかでも文書を保管、保存する容器や什器などの点について元々具体的に決まりを設けている団体が少ないことが理由の一つに挙げられます。また、仮にこれを統一化するとなれば、現在ある容器、什器を廃棄して新たに購入する事となり、高額の費用と職員負荷が掛かりますので、この項を実施行した団体が９８団体にも上ったことは、編集室としては予想外のことでした。これらの団体の全てで、規格外の什器、容器を廃棄して新規購入されたのかは不明です。従前に使用していた容器や什器は、たとえ規格が統一的でなくても可能な限り残置し、ファイリングルールに照らして「用法」のみを変えたといったケースが現実的であり、実数としても多かったのではないかと推測しますが、今回のアンケートからは、これを裏付ける材料は浮かび上がってきません。
これらの団体において、合併構成団体のファイリングシステム採用率はどうであったのかなど、興味は尽きないのですが、これらに関しては今後継続的に調査を行ないたいと考えています。 |
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Ｑ５の①～⑨の中で、優先的に検討されかつ実施された項目とそうでない項目があったかと推測しますが、その相違が生じた理由は何であったのか教えてください。（複数回答可）
□ 時間に制約があり、合併直後から必要と考えられるものを優先したため
□ 情報公開請求に対応するために必要な整備を優先したため
□ その他（ ） |
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「Ｃ．その他」 |
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優先度に特に相違はなかった。（８件） |
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文書管理システム（電子化）導入のための整備が優先されざるを得なかったこと。 |
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例規に記載されるものについて検討したため。 |
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新庁舎の建設が別で予定されており、この建設の完成に合わせ、文書のルール統一を再整備する予定のため。 |
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旧団体のファイリングシステムの違い。 |
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分庁方式のため書庫に制限が生じた。 |
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体制整備が必要だったため。 |
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ルール、手順について現在検討中。 |
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わからない。 |
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その他（３件） |
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圧倒的に「Ａ．時間に制約があり、合併直後から必要と考えられるものを優先したため」の回答が多くなりました。時間的な制約には、当然ながら時限立法である合併特例法（※）の影響が強くあり、ほぼ全ての合併市町村において、合併のための統合事務が短時日で、急務として進められざるを得なかったことは明らかです。
※ 旧合併特例法の適用期間：平成１７年３月３１日までに市町村が議会の議決を経て都道府県知事に合併の申請を行い、平成１８年３月３１日までに合併を実施した市町村。（平成１６年５月改正） |
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Ｑ５の①～⑧の項目の中で合併後の現在においても、実施されていない項目があるとき、その理由について教えてください。[ ]内にはその理由に該当するＱ５の①～⑧の番号を記入してください。（複数回答可）
□ 必要性を感じない…[ ]
□ 必要性は感じているが、コスト的な問題があるため…[ ]
□ 必要性は感じているが、実施するための作業要員の確保が難しいため…[ ]
□ その他①（ ）…[ ]
□ その他②（ ）…[ ] |
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統合作業項目の中でも、実施していない理由として「コスト的な問題があるため」は、「③．文書保管容器、什器の規格、使用方法」や「⑥．保存文書の管理場所」といった特定の項目に多くの回答が集まっているのに対し、「実施するための作業要員の確保が難しいため」は、①～⑧を通して回答数に大きな片寄りもなくどの作業項目においても共通の回答理由として挙げられています。合併前から対応人数が少なく適正ではなかったのか、もしくは合併後の新団体において対応人数の少なさが浮き彫りになったのかは不明ですが、中でも「④．文書の分類方法」、「⑤．文書の保存年限」、「⑦．保存文書の管理主体」、「⑧．情報公開請求への対応またはその方法」に関しては、コスト面よりも作業要員の確保が大きな課題として残っているようです。
また現時点においても統合作業を実施中または検討中である団体がいくつかあり、時間的な制約もあってか合併前の段階で統合作業を完了できなかったことがわかります。
③に関しては、コスト的な問題のため実施したくても実施できないという回答が最も多かったのですが、「必要性を感じない」といった回答も他に較べ多くみられます。この回答をされた担当者の中には、莫大な費用と入れ替えの為の職員負荷が掛かるのに対し、得られる効果が予測し難いなど、投資対効果といった点で必要性に疑問を感じられていたり、また規格まで統一して買い換えなくても、用法を規定し、統一しさえすれば、現状の容器、什器でも事足りると考えられた担当者もいらっしゃったかと推測します。
「⑧．情報公開請求への対応またはその方法」はＱ５－１での回答数も高く、Ｑ５－３においても「必要性を感じない」と回答している団体はありませんでした。
ただ、後述するＱ１１の回答結果では、旧市町村を含めた全支所の保存文書を目録などにより把握できていると回答した団体が３０％弱と少なく、このことは、ここで⑧に回答をした団体であっても、情報公開窓口での対応方法や請求から公開、非公開を決定するまでの期間など、条例や規則上で謳われている最低限の事項に関しては急ぎ整備されたものの、実際の請求があった際に、当該文書を速やかに検索し、個人情報の有無などの点検も迅速に行なわれ、短時日で請求者に開示がされる体制は、未だ整っていない団体が多数を占めていることを如実に示しているのではないかと考えられます。
２，３の合併団体のご担当者に直接お話しをうかがった範囲でのことですが、特に保存文書については、大半は旧団体の従前の管理状態のままにおかれ、合併前に各団体から文書目録を提出してもらっているものの、この目録では具体的な文書内容がつかめず、また情報公開の可否を判断するための文書内個人情報の有無も確認できない・・とのことでしたが、このような状況が、アンケート結果にも反映されているものと思われます。 |
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