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現在、地方自治体における文書ファイリングの方式は統一的であるとは言えません。このことから、合併構成団体の各々の文書管理担当者、あるいは課としての文書管理に対する考え方にも、大小の差異が生ずるのは必然であると編集室では想定していたため、この設問に対しては「あった」との回答が大半を占めるものと予測していました。
結果としては当編集室の予想は外れで、「あった」は３３．９％で2位、１位は「どちらとも言えない」の４０％となりました。
「・・文書管理の統合作業の必要性についてその捉え方に温度差がありましたか。・・・」という設問自体が、文書管理担当者にとって漠然としすぎていると感じられた結果のように思われます。「統合作業の必要性」を、各構成団体とも文書の様式や回議、決裁方法の統一という側面で捉えれば、一致して必要と感じていて、回答は「なかった」になるし、他方文書のファイリング方式の統合という側面から捉えれば、各団体間で温度差は「あった」という答えになり、この２つの側面を考えると、回答者としては「どちらとも言えない」と答えざるを得なかったのかもしれません。
設問自体がこの結果を想定していないため、「どちらとも言えない」の場合の具体的な内容を聞く欄を設けておらず、上の推測を確認することもできません。
設問の不備を反省するとともに、今後編集室では、「どちらとも言えない」と回答され団体が、上の推測の考えであったのか、あるいは別の理解をすべきであるのか、継続して調査を行いたいと考えています。
今回、次のＱ４で「文書管理主管課：重要視している」と回答し、かつ「首長、助役：重要視していない」、または「一般職員：重要視していない」と回答した団体（①、②）についてそれぞれＱ３の回答項目別に集計してみたところ、以下のような結果となりました。
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| どちらの場合も６６％の団体がＱ３では温度差が「あった」と回答しています。Ｑ３の一般回答（図表3-1）での「あった」という回答３３.9％と較べ２倍高い結果となっています。統合作業を進めるなかで、主管課と特別職や一般職員との間に、取り組み姿勢における違いがみられたことで温度差を感じたケースもあったのではないかと思われます。 |
