「全て把握できている」と回答された団体が２９％、「一部の保存文書について把握できている」が４４％と最も多く、「把握できていない」が２７％という結果となりました。

　最も多かった「一部の保存文書について把握できている」の９９団体については、Ｑ１１−２の回答において、６８団体（６９％）は、「合併前の（一部の）旧団体で管理されていた保存文書は、元来目録化がされていなかったため、または保存文書の一部について目録化がされていなかったため。」とその理由を述べています。この６８団体とＱ１１−２の他の回答例から類推し、これら９９団体の多くに、とりあえず合併の慌しさの中では全てを把握できなかったが、いずれはこの作業を行われる意志を持たれているという雰囲気は感じられます。

　問題は「把握できていない」の６１団体（２７％）についてです。

　これらの団体の回答の中には追記が添えられているものがあって、その中の「一括で把握できていないため」「文書の保存については各課局に任せているため。」という２つの記述などは、各原課あるいは支所単位では把握しているが、文書管理主管課としては全体の目録を管理するなどの対応は行なっていないといったニュアンスも感じられ、その意味では「一部の保存文書について把握できている」との回答となっても良かったケースもこの回等の中には有ったのではないかとも考えられます。

　小誌の知る事例でも、文書管理主管課（総務課）ではファイリング用具の配布等は行なうが、文書の引継ぎは行わず、従って保存文書の保存、廃棄も各原課が行っているという団体があります。このような団体では、制度的に文書管理主管課が保存文書の把握を管掌しないため、文書管理主管課担当者によるアンケート回答としては、「把握できていない」となってしまったということも想像できます。

　このような制度をもった団体も、全体の２７％は多すぎるとしても、それなりの比率で全国に存在するということかもしれません。

　いずれにせよ、合併の慌しさが過ぎた今日となれば、情報公開へのスムーズな対応や、内部事務の効率化の観点から、必然的に全ての保存文書の把握は、どの部署が担当するにしても必須の要件であるため、「全て把握できている」以外の回答の団体でも、急ぎ全体の把握に努めておられるのではないかと小誌としては考えております。

　下の図表１１−２は、回答団体の規模別にＱ１１の回答を比較したものです。

　人口５万人以上の団体では「把握できていない」の回答は明らかに急減しており、３０万を超える規模では回答ゼロとなっています。逆に人口１万以下の団体では、「すべて把握」の回答がゼロとなっており好対照です。
規模が大きい団体ほど保有する文書量も大きくなり、保存文書を検索するための目録が必要不可欠となり、逆に１万以下の団体では、相対的に文書量が少なく、目録整備がなされていなくても、属人的管理（担当者の記憶などに頼った管理）で内部事務での検索も、情報公開への対応も可能ということであるのかと推測されます。
　また人口規模が少ない団体では、先に述べた例のように、文書管理主管課が保存文書の管理を管掌しないという制度を持つ団体が比較的多いといった傾向もあるのかもしれません。もとよりこの種の制度は、人口規模が大きく、文書量も膨大な団体では物理的に不可能になるものだと思います。

　もう一点、電子的文書管理システムの導入が行われている団体で、合併時の保存文書把握がどのような状況であったかを、Ｑ１１とＱ１２−２の回答結果を重ねて分析してみたいと思います。

　下の図表１１−３では、Ｑ１２で合併前に構成団体の一部が電子的文書管理システムを導入していたと回答した団体のうち、当該システム若しくはそのシステムとは異なる新たなシステムを全庁に導入した団体（６６団体）が、Ｑ１１でどのように回答したかが示されています。

　電子的文書管理システムには当然従前の保存文書管理機能や情報公開対応機能が備えられており、システム導入団体では、未導入団体に比較して、保存文書把握の点でも良い傾向が見られるのではないかと推定していたのですが、結果としては、この６８団体の中にも１８団体（２７％）が「把握できていない」の回答であり、全体としてもＱ１１の２２４団体の各回答への比率と（偶然にも）全く同じ比率となってしまいました。

　このことは、電子的文書管理システムの導入が、保存文書の把握に必ずしも結びついていない団体があるという現状をはからずも示していると考えられます。

　電子的文書管理システムが文書の電子的作成、電子決裁や回議、あるいはＬＧＷＡＮ文書の収受など限定された使用範囲内で運用されていて、保存文書の目録管理などシステム化前の公文書管理にまでシステム化が及んでいないケースがあるということかと思われます。