最新の文書管理を情報発信する文書管理通信

2024年
11月

掲載記事

編集室員論文

文書管理通信について

○トップ＞合併実施市町村対象・文書管理アンケート（結果）

Ｑ12

合併前の時点において、合併団体の全構成団体もしくはその一部の団体において、電子的文書管理システム（＊４）を導入（独自開発含む）していましたか。当てはまるもの１つをお選びください。
□ 導入していた
□ 導入していない
□ その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

「その他」

・	合併時導入。
・	一部文書の目録の作成においては導入している。

※１…	このうち、１団体は試験的に導入していると回答。

Ｑ12
-2

[Ｑ１２で「導入していた」と回答した方のみ]
その後の合併に伴い、それまで導入していたシステムはどのように運用されるようになりましたか。当てはまるもの１つをお選びください。（現在運用中ではなくて予定している場合は予定に○をつけてください。）
□ 合併団体のうち一つの旧庁舎で導入されていたシステムを全支所に導入した(　予定　)
□ 合併団体のなかで採用されていたシステム以外の新たなシステムを全支所に導入した(　予定　)
□ 合併前と変わらず現在もそれまで導入していた支所でのみ運用している
□ その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

「Ｄ．その他」

・

運用を停止、廃止した。（６件）

⇒運用を停止した理由…

システムの老朽化。利用率の低さ。新団体への適用ができなかった。など

・

現在検討中または検討予定。（２件）

・

容量が少ない為、新市に導入できなかった。管理だけ（保存業務）している。

・

原則、本庁の一括集中管理。

Ｑ13

[現在「電子的文書管理システムが導入済または導入予定の市町村の方」にお聞きします。]
導入済（予定）のシステムで処理可能な事務範囲を、次に挙げる６項目の中から選択してください。（複数回答可）
□ 起案文書の作成
□ 庁内ＬＡＮを使用した電子的回議
□ 電子決裁
□ ＬＧＷＡＮ（総合行政ネットワーク）を利用した電子文書の授受（またはそれとの連携）
□ 情報公開支援
□ 原本性確保（改ざん防止、アクセス管理など）

Ｑ14

[現在「電子的文書管理システムが未導入である市町村の方」にお聞きします。]
電子的文書管理システムの導入について、検討はされていますか。当てはまるもの１つをお選びください。また（　）内には、開始予定の年度が決まっている場合、ご記入ください。
□ 導入を予定している（　　　年度から導入開始予定）
□ 導入を検討している
□ 未検討

「導入を予定している」のときの導入開始の時期（予定）

「未検討」とご回答された団体の追記事項

・	導入を検討し調査を行ったが財政事情から断念。
・	いずれは導入すべきとの認識。

Ｑ15

電子的文書管理システムを導入済、未導入団体に関わらずお聞きします。導入におけるメリットとして何を想定されますか。御回答者の個人的な見解で結構ですので、お聞かせください。（複数回答可）
□ 職員個々の文書取扱における効率を改善することでコスト削減につなげる
□ ＬＧＷＡＮなどのネットワークを利用した電子文書の授受への対応がスムーズになる
□ より迅速、正確な情報公開の実施が可能となる
□ その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

「Ｄ．その他」
（注：記載して頂いた内容が以下の複数の回答に跨る場合はそれぞれ１件として集計）

・	情報の共有化。（２件）
・	紙文書の削減。（２件）
・	文書検索の迅速化等による事務の効率化。（２件）
・	文書の検索、保管、保存、廃棄の簡素化。　（２件）
・	文書管理に対する共通認識がもてる。または意識の向上。（２件）
・	電子申請への対応等。新たなサービスが期待できる。
・	文書管理の一元化。
・	支所も含めた全庁的に統一された文書管理が可能となる。
・	文書事務の標準化。保存文書の閲覧がパソコン上で行える。
・	文書の散逸を防ぎ、担当が不在時でも対応ができる体制。
・	電子決裁によるペーパーレス化により書庫文書の削減になる。
・	電子文書の適切な廃棄。
・	保存年限満了の簿冊一覧抽出等、所持文書の管理がしやすくなる。
・	書庫管理（保存文書）との連携。アーカイブズの評価選別支援。
・	なし。
・	思いつかない。

Ｑ16

合併後新団体での文書に関わる作業の効率や正確さなどの点で、合併前と比較してどのように変化していると感じていますか。当てはまるもの１つをお選びください。またお答え頂いた理由を□内にご記入ください。（文書管理主管課からみた全庁的な傾向としてお答えください。）
□ 合併前と較べ改善された
□ 合併前と同じで変化はない（　もともと良好　　もともと良好ではない　）
＊この項をチェックされた場合は、（　　）内で当てはまるものに○をしてください
□ 合併前と較べてむしろ悪化した

「Ｄ．その他」

・	どちらとも言えない。（３件）

「Ａ．合併前と較べ改善された」とご回答された団体の追記事項

・	ただし、システムによらない起案も散見されるので、改善されたのは一部のみ。

「回答理由」※
「Ａ．合併前と較べ改善された」…（３件）

・	文書管理システムの導入により効率化が図られたと思う。
・	合併後は、文書管理主管課（総務課）内の課内室である公文書館準備室の職員が、支所（旧町村役場）に順次出向き保存文書の仕訳作業を行っているため。
・	文書の取扱いが統一されたことで。

「Ｂ．合併前と同じで変化はない」…（３件）

・	変化があるかどうかは現時点において把握することはできないが、おそらく合併時の書類移動状況からみて、大した変化はないと推測する。（Ｂ-4…図表16-1参照）
・	旧町とも文書管理ルールにより管理しており、旧町各町とも似かよっていたため。（Ｂ-4）
・	全ての職員が文書管理システムを使用しなければ効果はないが、実際そうではない。（Ｂ-2）

「Ｃ．合併前と較べてむしろ悪化した」…（１件）

・	本庁支所間の文書の受渡しに時間を要すため、文書が完結するまでの効率が悪化した。

「Ｄ．その他（どちらとも言えない）」…（１件）

・	現時点では調整中のところもあるため。

※	質問中には「またお答え頂いた理由を□内にご記入ください。」と記載してありますが、アンケート作成時に枠の記載が抜けていました。大変申し訳ありませんでした。少数ではありますが、追記して頂いた団体もありますので、掲載致します。

Ｑ17

今後の文書管理上での取り組みたいと考えていることについて、御回答者の個人的な見解で結構ですので、次に挙げる項目の中から、より重要視している項目を最高３つを限度として選択してください。
□ 情報公開請求へのより良い対応
□ 紙の文書管理方法の整備
□ 紙文書量の削減（不要文書の廃棄。紙からマイクロフィルム、電子媒体への変換）
□ 個人情報保護への対策
□ 歴史的に価値のある資料の選別、保存対策、人材（アーキビストなど）確保
□ 電子的文書管理システムの構築もしくは整備
□ その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

「⑦その他」

・	電子決裁システムの導入。（２件）
・	ファイリングシステムの導入（一部導入しているが全庁舎的に）。
・	電子文書の長期保存方法の構築。
・	書庫の確保と管理ルールの徹底。
・	文書管理システムの利用の徹底。

――以上――

　ご多忙中にも関りませず、本アンケートにご協力をいただいた多くの市町村様に対し、改めまして心から御礼を申し上げます。

「文書管理通信」編集室

～次回文書管理アンケート・結果と分析の掲載にあたり～

　今回はアンケートの質問項目に沿った「結果のみ」の掲載となりましたが、本結果に当編集室としての分析を加えたものを後日掲載致します。
次回は、複数の質問に跨りその関連性についても調査、分析していきます。分析内容についてのご要望をメールにてご連絡いただければ、分析視点にでき得る限り反映させていただきます。
例えば、
・各質問項目の回答結果に新たに人口別、地域別分析を加える。
・ある質問で「Ａと回答した団体」と「Ｂと回答した団体」ごとに他の質問との関連性を分析する。

　尚、当編集室が今回の結果以外で把握している点は、以下のとおりです。
① 人口（平成１７年国勢調査速報値より）
② 合併の方式（新設合併、編入合併の点）
③ 合併期日（平成１５年４月１日～１７年１０月３１日）
④ 各市町村の合併前の市町村数

　ご要望はメールにてお願い致します。

◆アドレス　info@bunkan.jp

必須・記載事項
① 氏名
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③ メールアドレス
④ 団体名
⑤ 所属名
⑥ 電話番号
⑦ ご要望内容（できるだけ詳しくお願い致します。）
（ご要望いただいた方の情報は一切掲載致しません。）

（お問い合わせ）
054-249-2970（ＮＰＯエイジングブライト倶楽部・事務局）